La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è immediata ed intuitiva, numerosi automatismi facilitano il lavoro di front office riducendo al minimo la possibilità di errore. Il check in all’arrivo del cliente abilita la compilazione automatica delle schedine di Pubblica Sicurezza. La scheda anagrafica completa e dettagliata permette di registrare le preferenze del cliente, i motivi del soggiorno, l’azienda o agenzia di riferimento, il gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono impiegabili nelle ricerche finalizzate ad attività di marketing. La compilazione del conto e la fatturazione sono estremamente facili e flessibili. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie o gruppi. Con la versione base è anche possibile generare l’XML per le fatture elettroniche ed il programma è interfacciato con i principali registratori per l’invio telematico dei corrispettivi.

Nel gestionale sono disponibili numerosi report personalizzabili tra cui statistiche sulla produzione, le vendite, gli incassi, le presenze totali, le camere occupate, i corrispettivi e molto altro. Queste stampe possono essere effettuate su dati giornalieri, per periodo e permettono il confronto con i dati dell’anno precedente. Welcome ottimizza inoltre tutte le operazioni di back office legate ai conti come la fatturazione differita, la stampa di documenti riepilogativi e il controllo dei pagamenti. Le procedure d’invio telematico dei dati alla Questura ed agli uffici ISTAT sono automatizzate all’interno del gestionale.

In Welcome è possibile creare tariffe derivate collegate tra loro tramite regole di sconto o maggiorazione, in valore o in percentuale. Questo renderà estremamente semplice qualsiasi modifica alla politica tariffaria riducendo così la necessità di interventi manuali. Il gestionale permette di massimizzare i ricavi attraverso le strategie di prezzo grazie ad un calendario intuitivo che consente di cambiare rapidamente i prezzi per ogni singolo giorno e tipologia di camera.

Welcome prevede una gestione del centro congressi dell’hotel, dalla prenotazione al conto, grazie a planning grafici, agende e ad un controllo delle risorse preciso ed efficiente. E’ possibile predisporre ordini di servizio per lo staff che gestisce allestimenti e attrezzature, nonché eventuali necessità di Food & Beverage per eventi che prevedono coffe break, brunch o pasti.

Welcome, permette di gestire il magazzino in maniera unitaria o mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico degli articoli avviene in maniera automatica, inoltre possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano il magazzino, come bolle e fatture fornitore. Il programma gestionale prevede una reportistica dettagliata di tutti gli articoli e movimenti.

Coordinare l’attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini o altre tipologie di accessori, eventualmente disponibili in albergo, è estremamente facile grazie ai quadri grafici e ai planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse, singolarmente o suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l’affitto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere addebitata automaticamente sul conto del soggiorno.

All’interno del gestionale è possibile configurare i contratti sottoscritti con le varie agenzie e tour operator. Si può registrare il contingente camere concesso in allotment, le condizioni commerciali e la release date. Ad ogni agenzia possono essere associati uno o più contratti e, grazie ad una configurazione avanzata del credito, si potranno gestire facilmente le commissioni concordate e la fatturazione differita.

Welcome può essere utilizzato su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile. Gli utenti, in base al proprio ruolo ed ai permessi configurati, potranno avere accesso a diverse funzionalità del sistema. Gli addetti al ricevimento avranno a disposizione tutte le funzioni di front office, la governante potrà cambiare lo stato della camera e comunicare con il resto dello staff in tempo reale, inserire guasti per i manutentori ed addebitare extra dal minibar. Il manutentore potrà comunicare la risoluzione dei guasti ed i camerieri potranno inserire extra direttamente sul conto della camera. Infine, chi gestisce la struttura potrà consultare l’andamento dell’attività, impostare le strategie di prezzo e vendita su tutti i canali ed effettuare analisi statistiche.

Welcome è disponibile anche in cloud sulla server farm di Passepartout. Questo modello di utilizzo del software comporta notevoli vantaggi: riduce infatti i costi e gli investimenti in hardware, permette l’automatizzazione delle procedure di sicurezza e di aggiornamento liberando l’utilizzatore da questo onere e, soprattutto, rende disponibili le informazioni e gli strumenti in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e con qualunque device. Un aspetto fondamentale in un contesto sociale sempre più orientato alla mobilità.

Il portale della formazione Passepartout, eduPass.it, contiene manuali, video sul funzionamento del programma e registrazioni di videoconferenze sulle novità fiscali e gestionali. E’ inoltre presente una sezione con news di natura fiscale continuamente aggiornata.

L’integrazione con Cribis, tramite l’inserimento della sola partita Iva, permette di completare le anagrafiche clienti e fornitori compilando in maniera automatica i dati relativi a ragione sociale, indirizzo completo, PEC e recapiti email e telefono.

All’interno del programma sono disponibili numerosi strumenti di analisi che forniscono informazioni indispensabili per ottimizzare le strategie tariffarie, supportando tutti i processi necessari al revenue management. La reportistica integrata permette di effettuare analisi previsionali comparative con dati storici in maniera estremamente dettagliata sulla base di nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato ed altri fattori. Inoltre, la possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote definite per ogni tariffa, consente di stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il calcolo del RevPAR.

Questo modulo permette di analizzare i dati di occupazione e fatturato con pochi click. Ogni dato può essere studiato in base alle informazioni registrate all'interno dell'anagrafica cliente tra cui: mercato di provenienza, nazione e interessi. Dashboard e report sempre aggiornati consentono di pianificare un'accurata strategia di vendita e fare analisi previsionali sulle performance della struttura.

Con Welcome è possibile realizzare un portale prenotazioni su base territoriale o per attività ricettive diffuse. Il portale condiviso da più strutture è ideali per associazioni turistiche e di promozione territoriale o per catene alberghiere. Per gestire le prenotazioni dirette su tutte le strutture facenti parte del gruppo è necessario il Modulo Web.

Il modulo Centro Prenotazioni è pensato per gruppi alberghieri che hanno una gestione centralizzata dell'operatività e desiderano monitorare l'attività in maniera globale. Questo modulo permette di visualizzare in un'unica schermata, disponibilità e planning di più alberghi ed inserire o modificare prenotazioni per tutte le strutture configurate. Inoltre, è possibile visualizzare i dettagli delle prenotazioni di ciascun hotel e trasferirle da uno all'altro.

Welcome consente una gestione completa ed evoluta della struttura poiché può essere integrato con tutti i prodotti dell'offerta Passepartout. Grazie all’integrazione nativa con Menu, è possibile gestire bar e ristoranti presenti all’interno della struttura ricettiva con addebito diretto delle consumazioni sul conto della camera. Se la struttura è dotata di punti vendita, il programma può essere interfacciato con Retail, il software per la gestione dei negozi. In caso di esigenze avanzate contabili e fiscali, Welcome dispone di un modulo dedicato alla gestione della contabilità e di tutti gli adempimenti IVA. Per facilitare e rendere più veloce il flusso di dati fra la struttura ricettiva ed il proprio commercialista, Welcome comunica con Passcom per trasferire, con un semplice click, i dati contabili direttamente nell’applicazione utilizzata dallo Studio.

Welcome può essere interfacciato con i dispositivi hardware presenti in albergo come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, impianti di domotica, ecc.. Con questo modulo è anche possibile utilizzare le numerose integrazioni disponibili con i vari software in uso, tra cui applicativi per la gestione del revenue management o la web reputation e disporre delle API pubbliche per creare ulteriori collegamenti.

Il Booking Engine Welcome consente di impostare foto, descrizioni, disponibilità e prezzi da pubblicare sul proprio sito web direttamente dal gestionale. Tramite il Booking Engine il cliente può richiedere preventivi ed informazioni, prenotare un soggiorno, acquistare servizi accessori e pagare online. Quando la prenotazione viene ricevuta, tutte le informazioni saranno disponibili direttamente all’interno del programma e la disponibilità verrà automaticamente aggiornata.

Il Channel Manager di Welcome permette di pubblicare in pochi click disponibilità, strategie e prezzi sui principali portali di prenotazione online grazie alla sincronizzazione automatica con il gestionale. È anche possibile impostare condizioni di prenotazione ed eventuali restrizioni direttamente nel programma. L’integrazione permette di ricevere le prenotazioni direttamente nel planning di Welcome, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.

Il CRM di Welcome, studiato in maniera specifica per le esigenze di chi lavora nell’ambito dell’accoglienza, consente di mantenere una traccia completa di tutta la documentazione scambiata tra la struttura ed il cliente, memorizzando le attività. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute che rimarrà nello storico del cliente e potrà essere utilizzato per l’eventuale prenotazione. Il sistema permette anche di automatizzare l’invio di email personalizzate ai clienti prima, dopo e durante il soggiorno.

Grazie all’APP MySelf i clienti possono collegarsi al sistema tramite il proprio smartphone o da una postazione resa disponibile dall’hotel, per effettuare il check in online inserendo i propri dati anagrafici, consultare l’estratto conto, effettuare il pre check out e visionare lo storico delle proprie prenotazioni. Tutte queste funzionalità rendono più veloci e precise le operazioni di arrivo e partenza del cliente.

Con il modulo Price Management si possono impostare delle regole predefinite per variare la tariffa in maniera automatica sui diversi canali di vendita, in funzione del tasso di occupazione. Il programma permette anche di fare delle simulazioni per verificare l’andamento in base ai parametri impostati e di inviare notifiche al verificarsi di determinate condizioni. È possibile configurare regole differenziate per periodo dell’anno, tipologia di camera o tariffa. La variazione della tariffa può prevedere l’apertura/chiusura automatica della stessa, essere determinata dalla velocità di pick-up o dal ricavo medio camera ottenuto.

Su PassStore, il marketplace di Passepartout è possibile trovare una vasta serie di template già pronti per ecommerce e siti vetrina. Ogni template è facilmente integrabile con il gestionale e i suoi moduli grazie al collegamento diretto con il CMS di Passepartout, Passweb.

In Welcome è disponibile un sistema di controllo di gestione a misura di hotel. Il nuovo modulo permette l’import automatico delle fatture elettroniche con match dei centri di costo da diverse fonti, al fine di semplificare il processo di gestione finanziaria degli hotel. La codifica personalizzabile dei centri di costo e la possibilità di definire budget previsionali, bilancini e simulazioni di costi e ricavi contribuiscono a offrire una visione chiara e strategica delle operazioni. Il sistema di controllo di gestione è basato sullo standard USALI: un metodo di pianificazione economico finanziaria, gestione e rendicontazione, che a differenza di altri non distingue in costi fissi e variabili, ma diretti o indiretti e quindi tra centri che producono ricavi e costi, e altri che generano solo costi.

Oltre alla generazione del file XML già previsto dalla soluzione base, Passepartout offre sia un servizio di semplice invio/ricezione delle Fatture Elettroniche sia un’offerta completa, all inclusive, che solleva l’utente da tutte le incombenze e responsabilità. In particolare quest’ultima tipologia di servizio prevede la firma della fattura elettronica, l’invio al Sistema di Interscambio (SDI), la gestione delle notifiche, l’apposizione delle marche temporali ai pacchetti di archiviazione e la conservazione digitale dei documenti per dieci anni, come previsto dalla normativa.

Welcome si interfaccia con tutti i principali modelli di registratori fiscali telematici presenti sul mercato, ottemperando così alla nuova normativa che prevede l’invio telematico dei corrispettivi a partire da Luglio 2019. Offre un supporto completo che permette, oltre alla gestione specifica dei documenti commerciali per i resi e gli annulli, una gestione centralizzata dei registratori telematici, consentendo di monitorare e amministrare facilmente l’invio dei corrispettivi da parte di più punti cassa, verificando lo stato dell’invio di ogni chiusura giornaliera e avvisando in caso di problematiche.

Welcome permette di pubblicare in pochi click disponibilità, strategie e prezzi sui principali portali di prenotazione online grazie alla sincronizzazione automatica con il gestionale. L’integrazione permette di ricevere le prenotazioni direttamente nel planning di Welcome, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.