Welcome

Software gestionale per strutture ricettive

Il software hotel completo e flessibile, sviluppato allo scopo di garantire una risposta concreta alle esigenze di organizzazione e controllo di tutte le tipologie di strutture ricettive. Molto più di un semplice programma gestionale, Welcome consente di tenere sotto controllo l’intera attività dell'albergo: booking on-line, back office, analisi dati e revenue management. Interfacciabile a tutti i sistemi presenti in albergo, il software gestionale diventa il cuore della struttura ricettiva.

 

Booking Online

Tramite il sistema di booking online integrato nel software gestionale, il cliente può consultare prezzi e disponibilità, visualizzare la descrizione e le foto delle camere, richiedere eventuali extra, effettuare la prenotazione, il pagamento anticipato o versare un acconto in maniera sicura e certificata. Il programma permette di impostare le disponibilità dell’albergo da pubblicare sul web direttamente dal software hotel, garantendo così un quadro globale di tutte le prenotazioni. Confermata la prenotazione e assegnato il numero di camera,  tutte le condizioni richieste dal cliente tramite il sito web e le relative informazioni vengono visualizzate sul planning.

Channel Manager

Welcome permette di pubblicare sui principali portali di prenotazione online, il numero di camere desiderato ed i relativi prezzi. E' sufficiente configurare i portali nel programma gestionale e channel manager sincronizza automaticamente tutti i portali configurati: le rette sono così sempre in linea rispetto a quelle presenti nel software hotel e lo stesso prezzo può essere condiviso su più portali al fine di mantenere la Best Available Rate. L’integrazione delle Online Travel Agency consente di ricevere le prenotazioni direttamente nel programma, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.

Revenue Management

Il software mette a disposizione strumenti di pianificazione ed analisi che permettono di aumentare il tasso di occupazione dell’hotel e di ottimizzare le strategie tariffarie supportando tutti i processi necessari al revenue management. Attraverso un controllo costante ed integrato di capacità e prezzo, Welcome consente di massimizzare i ricavi ed il profitto. La possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote (soggiorno, ristorante, servizi,…) definite su ogni trattamento permette di stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il RevPAR.

Front office

La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è svolta nel programma in maniera facile ed intuitiva attraverso planning e quadri grafici. Numerosi automatismi facilitano il lavoro di front office dell'hotel riducendo al minimo la possibilità di errore. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute. Il software hotel prevede anche la compilazione e stampa delle schedine di Pubblica Sicurezza, nonché l’invio telematico dei dati al server della Questura.
Il software garantisce una configurazione avanzata del credito così come contratti ed allotment con agenzie viaggi ed aziende. La gestione dei listini è flessibile e intuitiva, mentre l’utilizzo di offerte permette di applicare automaticamente condizioni economiche particolari se si verificano determinati presupposti. Il software hotel prevede anche la compilazione e stampa delle schedine di Pubblica Sicurezza, nonché l’invio telematico dei dati al server della Questura.

Check out

Il software hotel può essere interfacciato a tutti i dispositivi hardware presenti in albergo come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, servizi di addebito e domotica. È possibile abilitare il cliente all’accesso ai servizi, in base al tipo di soggiorno o a particolari convenzioni, generare la tessera di apertura porte in fase di check-in, addebitare l’utilizzo dei servizi in automatico sul conto senza bisogno di registrazioni manuali: i movimenti generati dai dispositivi vengono valorizzati ed addebitati direttamente.

La compilazione di conto e fatturazione tramite il programma hotel è estremamente facile e flessibile. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie oppure gruppi.

CRM

Il software gestionale è determinante nelle attività di customer relationship e revenue management. Un’anagrafica completa e dettagliata permette di registrare preferenze del cliente, motivi del soggiorno, aziende, agenzie, gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono quindi utilizzabili nelle ricerche finalizzate ad attività di marketing come l'invio di comunicazioni promozionali personalizzate. Conoscere il cliente, attivare campagne promozionali, anticipare le esigenze sono leve strategiche per la promozione dell’hotel.

Le preferenze del cliente e le sue abitudini di acquisto sono informazioni strategiche per qualunque albergo e Welcome ne consente un'analisi dettagliata e completa. Il software hotel dispone di svariate tipologie di statistiche già pronte e personalizzabili sulla base delle specifiche esigenze.

Back office

Il programma gestionale Welcome offre strumenti indispensabili per gestire al meglio tutti i reparti della struttura ricettiva come stampe di servizio, pianificazione risorse, stampe ISTAT di modello C59, C60 e Tavola A. Numerose le ricerche già pronte, personalizzabili e stampabili, come ad esempio: situazione clienti; partenze, arrivi e presenti in casa; pianta del giorno; riepilogo interventi di manutenzione.

Sono disponibili numerosi report stampabili sulla produzione giornaliera e la main courante, incassi e presenze totali, camere occupate, revenue manegment, corrispettivi del giorno e di periodo. Il software gestionale ottimizza le operazioni di back office dell’albergo come fatturazione differita, documenti riepilogativi e pagamenti.

Permessi

Welcome permette di controllare l’accesso del personale che utilizza il gestionale e di consentirlo solo previa autenticazione. E’ possibile creare diverse categorie a cui collegare i singoli utenti che determinano i permessi e le autorizzazioni sulle differenti aree del programma: ogni categoria (ricevimento, amministrazione, personale di sala, ecc.) può essere abilitata o inibita allo svolgimento di specifiche azioni.
L’impostazione dei permessi è estremamente semplice, è sufficiente inserire o togliere i flag dalle singole voci dall’elenco dettagliato di operazioni eseguibili.
Il programma dispone inoltre di un archivio dove vengono registrate le operazioni svolte da ciascun operatore, anche sulla prenotazione, complete di data ed ora in cui sono state eseguite.

Mobile e web

Il software hotel funziona anche tramite smartphone e tablet con sistema operativo Android ed Apple. Chi gestisce il front office dispone quindi, da qualsiasi luogo, di tutte le funzioni utili all’inserimento di prenotazioni, addebiti e consultazone statistiche. Il programma mette inoltre a disposizione degli ospiti un servizio di self check in, consultazione dell’estratto conto, prenotazione di servizi e pre check-out.

L’integrazione tra il programma hotel e Passweb permette di realizzare e gestire un sito web, facile da aggiornare, su cui l’albergo può pubblicare descrizioni, foto, listini, offerte speciali o inviare newsletter promozionali ai propri clienti. Sono disponibili numerose proposte di template grafico.

Gestione servizi

Coordinare l’attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini o altre tipologie di accessori eventualmente disponibili in albergo, è estremamente facile grazie ai quadri grafici e ai planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse, singolarmente o suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l’affitto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere inserita sul conto del soggiorno.
Il programma hotel permette di gestire il magazzino in maniera unitaria o mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico degli articoli può avvenire al momento dell’utilizzo della merce, oppure possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano e scaricano il magazzino come bolle e fatture fornitore. Il programma gestionale prevede una tabella riepilogativa di tutti gli articoli presenti in albergo e una scheda riportante il quantitativo collocato in ogni magazzino, il valore della merce stoccata, il ricarico ottenuto.

Contabilità

In caso di esigenze avanzate contabili e fiscali, il programma hotel può essere interfacciato con Mexal, il software gestionale per piccole e medie imprese.


Il software può essere integrato anche a Passcom facilitando e rendendo più veloce il flusso di dati fra l'hotel ed il commercialista che può ricevere, direttamente sull’applicazione utilizzata dallo studio, tutte le informazioni registrate su programma gestionale dell’albergo.
Grazie a questa integrazione, con un semplice click, è possibile trasferire i dati contabili nel database di Passcom.
 

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